ASSISTANT COMMERCIAL ET ADMINISTRATIF H/F

Description de l'annonce

Trade Solutions recherche pour cette entreprise PME un Assistant Administratif et Commercial H/F 

Définition du poste :
• Effectue l’accueil téléphonique et physique des clients particuliers et professionnels.
• Conseille les utilisateurs avec la maîtrise et la mise en oeuvre des processus de vente.
• Propose des solutions selon les besoins, impératifs du client, négocie les conditions commerciales de la vente, valorise les produits et fidélise la clientèle
• Réalise le traitement administratif de dossiers (différents courriers, contrats de maintenance et de prestation, mise en forme de document, …)
• Réalise le traitement commercial et administratif des commandes des clients dans un objectif de qualité (service, coût, délai, ...)
• Communique à la clientèle des informations techniques sur les produits/services de l'entreprise.
• Peut prospecter la clientèle et vendre des produits/services.
• Prend en charge le suivi complet des dossiers et participe à la coordination de l’équipe
Compétences :
1/ savoir-faire :
☐ Réceptionner les appels téléphoniques
☐ Identifier les demandes et les besoins des clients (parfois en binôme avec la technique)
☐ Renseigner le client (parfois en binôme avec la technique)
☐ Réaliser des études techniques et commerciales
☐ Établir des devis
☐ Transmettre des données techniques et commerciales
☐ Renseigner les supports de suivi d'intervention et transmettre les informations
☐ Enregistrer les données d'une commande
☐ Vérifier les conditions de réalisation d'une commande
☐ Suivre des éléments de paiement de commandes
☐ Réaliser un suivi des dossiers clients, fournisseurs
☐ Proposer des solutions correctives
2/ Savoir :
☐ Gestion administrative : fichiers clients, fournisseurs, internes, …
☐ Communication client et fournisseur (savoir s’exprimer à l’écrit et à oral)
☐ Techniques commerciales : Procédures de vente de matériel et de prestation
☐ Règles de sécurité Informatique et de protection des données numériques
☐ Utilisation du logiciel de gestion commercial, SAV, support, messagerie, outils collaboratifs

Accueillir, renseigner et orienter les clients (physique et téléphonique)
- Suivre les messages téléphoniques jusqu’à la clôture
- Étudier la demande du client
- Élaborer des devis de vente de matériel et de prestation de service
- Procéder au suivi administratif avec l’équipe : suivi du devis avec relance client, suivi de la commande client, suivi de la réception client, …
- Proposer des services complémentaires aux clients (contrat d’assistance par exemple)
- Proposer des produits complémentaires aux clients (onduleur, sacoche et souris par exemple)
- Classement et archivage des documents administratifs
- Rédaction des fiches procédures
Utilisation des logiciels et procédures internes à la société :
- Logiciel de gestion commercial (devis, commande, bon de livraison, facture)
- Logiciel de SAV (suivi de la fiche client concernant les interventions en atelier)
- Logiciel Excel (suivi des pannes client sous contrat, suivi des tickets de maintenance par client, suivi des prises en main à distance, …)
- Logiciel de messagerie (boîtes de réception, tâches, calendriers, contrats partagés, redirection mail dans le sous-dossier de la boîte de réception, …)
- Logiciel de gestion de support
- Savoir effectuer le règlement des clients (chèque, espèces, carte bleue, VAD)
- Connaître la procédure de paiement en plusieurs fois (PNF Cofidis)
- Préparation des commandes clients (noter les numéros de série CF et CC, préparer la tâche au technicien pour la configuration etc.)
- Rédaction des fiches procédures
Gestion administrative du suivi des interventions techniques :
- Planification des interventions à distance par rapport aux clients sous-contrat et hors-contrat
- Dispatcher les demandes interventions selon leur priorité à un des techniciens
- Prendre les informations nécessaires pour le bon fonctionnement de l’intervention et de facturation
- Envoie de la facturation au client
Procédure d’achat et de vente :
- Connaître les fiches produits matériel
- Connaître les fiches produit de prestation
- Connaître les fournisseurs et leur procédure de commande, de livraison, de RAM
- Connaître les fabricants et leur procédure de commande, de livraison, de RAM
- Connaître le fichier clients sous contrat et habituel
- Connaître les spécialités de chacun de nos techniciens
- Rédaction des fiches procédures

Période d'intérim avant intégration en CDI
 Du lundi au vendredi de 9h à 18h